ประเด็นสำคัญมากๆ ในการกำหนดเป้าหมายขององค์กร
และต้องกระจายต่อให้กับ ผู้บริหารหรือระดับจัดการแต่ละหน่วยงาน
คือ ความเข้าใจในเป้าหมาย ในแต่ละข้อ
...
เพราะถ้า ผู้เกี่ยวข้อง เข้าใจและตีความ
KPI นั้นๆ ไม่เหมือนกัน หรือไม่เข้าใจ ว่าเป้าหมายนั้นคืออะไร
เกิดปัญหาในการทำระบบ บริหารผลงานอย่างแน่นอน
ยกตัวอย่างเช่น
หนึ่งใน KPI องค์กร คือ
===========
ระยะเวลาการถือครองสินค้าเฉลี่ย (หน่วย : วัน)
===========
หัวข้อนี้เป็น KPI ระดับองค์กร
คำถามสำคัญ คือ ระดับจัดการของทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
เข้าใจความหมายว่าอย่างไร
และเข้าใจตรงกันหรือไม่ ?
...
ระยะเวลาถือครองสินค้าเฉลี่ย
ผมเคยเขียนไปแล้วในบทความก่อนๆ
มันคือ Inventory Day
หรือ บางองค์กรจะใช้คำว่า DIV (Day Inventory Value)
สมการคือ
=================
Inventory Day = 365x(สินค้าคงเหลือเฉลี่ย/COGS ทั้งปี) หน่วย :วัน
=================
หัวข้อนี้ ระดับองค์กรจะใช้เป็นตัวเปรียบเทียบ Stock
ในแต่ละปี ว่าเหมาะสมหรือไม่เทียบกับยอดขาย
และแผนการสำรองสินค้าให้ลูกค้า
…
จากสมการจะเห็นว่าปัจจัยที่เกี่ยวข้องมี 2 ตัวแปร
คือ ต้นทุนขาย ซึ่งเป็น ยอดขาย ลบด้วย กำไรเบื้องต้น
…
แม้จะชื่อต้นทุนขาย แต่อยู่ในบัญชีหมวดค่าใช้จ่าย
เพราะเวลา บันทึกบัญชี ในการขายสินค้าคือ
ส่วนที่ทำรายการขายและรับเงินจากลูกค้า
- เครดิต(Cr.) ยอดขายสินค้า
- เดบิต(Dr.) เงินสด หรือ ลูกหนี้การค้า
และต้อง ตัดสินค้าออก เพื่อส่งให้ลูกค้า โดยการ
- เครดิต(Cr.) สินค้าคงเหลือ
- เดบิต(Dr.) COGS (ต้นทุนสินค้าขาย)
…
ใจความสำคัญของ KPI ตัวนี้คือ
เรามีปริมาณ Stock หรือสินค้าคงเหลือเหมาะสมหรือไม่
สินค้าคงเหลือ ต้องไม่น้อยเกินไปจน รองรับการส่งมอบลูกค้าไม่ทัน
และต้องไม่มากเกินไป จนเป็นภาระต้นทุนขององค์กร
…………………………….
โดยปกติ KPI หัวข้อนี้
เป็น KPI ระดับองค์กร
หรือ KPI ผู้จัดการหน่วยงานต่างๆ
แต่ผู้จัดการ รับผิดชอบร่วมกันในฐานะ ทีมบริหารขององค์กร
…
แต่เวลา กระจายมาถึงบุคลากรในหน่วยงาน
ไม่จำเป็นต้องใช้ หัวข้อเดียวกันกับผู้จัดการ
เพราะอย่างที่เรียนว่า
ผู้จัดการรับมาเพราะเป็น ทีมบริหารขององค์กร
….
หลักการ กำหนด KPI ที่จะกระจายให้บุคลากรในหน่วยงานคือ
1. KPI ผู้จัดการข้อนั้น มีองค์ประกอบอะไรบ้าง (แบ่งเป็นเป้าย่อย)
2. ปัจจัยภายในหน่วยงาน ที่ส่งผลต่อ KPI ข้อนั้นมีอะไรบ้าง
3. มีวิธีการและกระบวนการที่จะทำให้บรรลุเป้าหมายได้อย่างไร
4. จะวัดเป้าหมาย ย่อยเหล่านั้นได้อย่างไร
…..
เช่น Inventory Day 
องค์ประกอบคือ สินค้าคงเหลือ(มูลค่า)
และ มูลค่าต้นทุนสินค้าขายทั้งปี (ต้นทุนของสินค้าที่ขายไป)
ดังนั้น
ถ้าท่านอยู่หน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับปัจจัยใดปัจจัยหนึ่ง
…
เช่น ถ้าเราอยู่ฝ่ายผลิต
สิ่งที่เราเกี่ยวข้องชัดเจนคือ
มูลค่าสินค้าคงเหลือ หรือ ต้นทุนสินค้า
อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
เพราะ การคำนวณต้นทุนสินค้า มาจาก
ต้นทุนการผลิต ซึ่งก็จะประกอบด้วย
- ค่าแรงทางตรง
- ค่าวัตถุดิบทางตรง (รวมค่านำเข้า)
- และค่าโสหุ้ยการผลิต
…
ดังนั้น แทนที่บุคลากรภายในหน่วยงาน
จะต้องรับหัวข้อ
KPI ระยะเวลาการถือครองสินค้าเฉลี่ย
ก็ควรรับเป็น
KPI ต้นทุนการผลิตสินค้า
และหัวข้อย่อย ของต้นทุนการผลิต
ตามที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ๆรับผิดชอบ แทน
….
สรุปว่า KPI ไม่ว่าจะเป็นระดับ องค์กร ระดับหน่วยงาน
หรือระดับบุคลากร ก็ตาม
สิงสำคัญที่สุดคือ
ต้องเข้าใจ อย่างแท้จริงว่า
KPI ข้อนั้นหมายถึงอะไร
มีปัจจัยอะไรเป็นองค์หรกอบ
จะต้องทำอะไรให้บรรลุเป้า
และ จะวัดผลองค์ประกอบเหล่านั้นได้อย่างไร
…
ถ้าจัดการกระจาย KPI ได้แบบนี้ทั้งระบบ
ทั้งบุคลกร หน่วยงาน และองค์กร
บรรลุเป้าหมายได้อย่างไม่ยาก อย่างแน่นอนครับ
………………………………..
แล้วคุยกันใหม่ครับ